Help! De accountant komt langs!

Binnenkort is het weer zo ver de accountant komt langs met cijfers over het afgelopen jaar. Vaak is het tijdens gesprek allemaal duidelijk en helder, maar verdwijnt de kennis samen met de accountant uit de praktijk. In dit blog leg ik uit hoe het financieel jaarverslag is opgebouwd, wat je er mee kunt en hoe jij je goed op het gesprek kunt voorbereiden.

Het financieel jaarverslag

Het financieel jaarverslag bestaat meestal uit drie onderdelen: de balans, de winst- en verliesrekening én (vaak ook) het kasstroomoverzicht. Ik leg per onderdeel kort uit wat het is en welke informatie het geeft.

1. De balans

De balans is een overzicht waarop de bezittingen, de verplichtingen en het eigen vermogen van de praktijk wordt weergegeven. Je kan het zien als een samenvatting van het financieel jaarverslag op één bladzijde. Ondanks dat het een kort overzicht is, geeft het veel en belangrijke informatie. We lopen de belangrijkste onderdelen van de balans even langs. Pak je cijfers erbij, zodat je het goed kan volgen.

De activa

Aan de linkerkant van de balans staan de activa. Dit zijn de bezittingen van de praktijk die nodig zijn om de praktijk te draaien. Op de balans wordt de economische waarde (niet de echte waarde) weergegeven. De activa worden vervolgens onderverdeeld in:

  • De vaste activa. Denk hierbij aan de waarde van het pand (als de praktijk eigendom is), vaak zie je ook dat de inventaris (behandelbanken, etc.) onder de vaste activa staan. Het gaat bij de vaste activa dus om bezittingen die je bijna letterlijk kunt beetpakken.
  • De vlottende activa. Dit zijn bezittingen die je op dit moment nog niet binnen hebt, maar die wel op korte termijn (binnen één jaar) binnenkomen. Bekend voorbeeld van een vlottende activa zijn:
    • (Handels)Debiteuren; dit zijn bijvoorbeeld jouw patiënten die al wel een factuur hebben ontvangen, maar het geld nog niet hebben overgemaakt. In alle redelijkheid kan je verwachten dat ze dat ook binnen een jaar doen
  • Liquide middelen. Dit is jouw banksaldo op het moment dat het Financieel Jaarverslag wordt vastgesteld, vaak is 31 december.

De passiva

De rechterkant op de balans geven de passiva van de praktijk weer.  Waar de activa de bezittingen van de praktijk, kan je zeggen dat de passiva de schulden van de praktijk weergeven. Aan de passiva kant zie je de volgende onderdelen:

“Het eigen vermogen is de schuld van de praktijk aan de eigenaar”

Het eigen vermogen. Deze is lastig en roept vaak verwarring op. “Het eigen vermogen is toch juist eigendom en geen schuld?” Het Eigen Vermogen is te zien als de schuld van de praktijk aan de eigenaren van de praktijk. Toen de praktijk gestart werd hebben de (eerste) eigenaren geld aan de praktijk geleend om de praktijk te starten. Hiermee is de praktijk een schuld richting de eigenaren ontstaan.

Goed om te weten:

  • Het eigen vermogen stijgt wanneer de organisatie winst maakt of de eigenaren geld bij storten
  • Het eigen vermogen van de praktijk daalt wanneer de praktijk geld aan de eigenaren uitkeert (dividend). Hiermee lost de praktijk dus eigenlijk een deel van de schuld af.

Vreemd vermogen langlopend

Dit zijn leningen die de praktijk heeft bij derden zoals bijvoorbeeld de bank. Langlopend wil in dit geval zeggen dat de schuld binnen een periode van langer dan één jaar moet worden afgelost. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een hypotheek

Vreemd vermogen kortlopend

Dit zijn schulden die binnen een jaar afgelost moeten zijn. Dit kan een kortlopende lening bij een bank zijn, maar ook de nog niet door jou betaalde facturen van leveranciers zijn kortlopende schulden. Deze laatste zijn beter bekend als de crediteuren

“Crediteuren zijn diegene die nog geld van jou tegoed hebben”

Voorzieningen

Deze post kunt je beschrijven als een ‘reservering voor later’. Het zijn kosten waar van je weet dat ze in de toekomst gemaakt moeten worden. Een bekend voorbeeld is bijvoorbeeld: groot onderhoud aan het pand of een reservering voor je pensioen

2. De Winst- en Verliesrekening

De winst- en verliesrekening is vaak het tweede onderdeel van het Financieel Jaarverslag. In dit verslag wordt omschreven hoe het resultaat van de praktijk tot stand is gekomen. De praktijk heeft inkomsten gerealiseerd, maar ook kosten gemaakt. Het verschil tussen de inkomsten en de kosten heet het resultaat, daarom wordt dit document ook wel de resultaatrekening genoemd. Als het resultaat positief is, spreken we over winst. Wanneer het resultaat negatief is, is er sprake van verlies.

De winst- en verliesrekening kun je zien als een verdieping van de informatie op de Balans. Omdat de kosten vaak zijn onverdeeld in verschillende soorten zoals bijvoorbeeld: scholingskosten, huurkosten, loonkosten, etc., geeft het veel en snel inzicht in de opbouw van de kosten van de praktijk. Wanneer we nog een niveau dieper de cijfers ingaan komen we bij het laatste document. Het kasstroomoverzicht.

3. Het Kasstroomoverzicht

Wanneer je alle bankafschriften van het boekjaar achter elkaar legt heb je op detailniveau inzicht in alle inkomsten en alle uitgaven van het hele jaar. Wanneer deze gegevens worden gesorteerd, samengevoegd en samengevat heb je het kasstroomoverzicht.

Bereid het gesprek voor aan de hand van een aantal vaste vragen

Het gesprek voorbereiden

Meestal krijg je het Financieel Jaarverslag voor het gesprek opgestuurd. Wanneer je het document doorneemt om je op het gesprek voor te bereiden, zijn er een aantal vragen die je voor je zelf moet beantwoorden. Vrijwel altijd zijn in het verslag ook de voorgaande jaren opgenomen. Dat is handig want nu kun je de verschillende jaren met elkaar vergelijken.

Vragen bij de winst- en verliesrekening

  • Heeft de praktijk winst of verlies gemaakt? Is dit anders dan het voorgaande jaar en kun jij dat verschil verklaren?
  • Welke inkomsten zijn anders dan gedacht en wellicht ook anders dan begroot? Heb je een verklaring?
  • Welke kosten vallen op? Welke kosten zijn hoger dan je dacht?
    • Tip: kijk eens naar kostenposten als: verzekeringen, abonnementen, et cetera. Je kunt hier makkelijk op besparen. Hiermee verlaag je makkelijk je kosten en verhoog je dus je winst!

Vragen bij de Balans

Zoals uitgelegd vind je op de balans aan de activa kant het debiteurensaldo en aan de passiva kant de kortlopende schulden met onder andere het crediteurensaldo. Je ziet nu snel het bedrag dat patiënten nog aan jou moeten betalen en je ziet het bedrag dat jij nog aan anderen moet betalen?

  • Wat is het debiteurensaldo? Verwacht je dat alle debiteuren (mensen die de praktijk geld schuldig zijn) binnen een redelijke termijn gaan betalen?
  • Hoe hoog is het crediteurensaldo? Verwacht je dat je voldoende geld hebt om iedereen te betalen, of verwacht je betalingsproblemen?

Wanneer je op de balans aan de passiva kant kijkt, zie je (zoals uitgelegd) het Eigen Vermogen staan. Vaak wordt ook aangegeven wat de mutatie van het Eigen Vermogen is ten opzichte van het voorgaande jaar. Is het verschil met het vorige jaar positief dan is er sprake van winst. Hoe die winst tot stand is gekomen zie je in de Winst- en Verliesrekening.

  • Wat is de mutatie van het Eigen Vermogen? Is het Eigen Vermogen toegenomen Heeft de praktijk winst of verlies gemaakt?

Twee belangrijke en makkelijk te berekenen kengetallen

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Zo werkt het ook met cijfers. Soms zegt een getal, een ratio of een verhouding tussen twee getallen veel meer dan een heel verhaal. Ik leg daarom twee veel gebruikte financiële kengetallen uit en laat zien hoe je die heel makkelijk zelf kan berekenen.

Nettowinstmarge

De Nettowinstmarge geeft aan hoe groot de winst is ten opzichte van de totale omzet. Stel de totale omzet is € 1.000 en de winst is € 250 dan ziet de berekening er als volgt uit:

Nettowinst/ omzet = nettowinstmarge

€ 250 / € 1.000 = 0,25

Dit houdt in dat je van iedere euro omzet uiteindelijke € 0,25 winst overhoudt. Wanneer we dit in percentages omschrijven, praten we over een winstmarge van 25%.  Of dit veel of weinig is, kan je op basis van deze berekening niet beoordelen. Je zult het altijd moeten vergelijken met voorgaande jaren.

“Houdt de liquiditeit minimaal op 1,5 tot 2”

Liquiditeit

De liquiditeit van een organisatie geeft in één getal aan of de organisatie wel of niet goed in staat is om aan zijn of haar kortlopende verplichtingen te voldoen. Oftewel heeft de praktijk voldoende geld om de rekeningen te betalen?

De berekening is als volgt (je vindt de benodigde cijfers op de balans):

Vlottende activa / kort vreemd vermogen = Liquiditeit

€ 1.000 / € 500 = 2

De uitkomst van deze berekening geeft dat de liquiditeit 2 is, maar wat houdt dat nou in? In dit geval betekent dat, dat de bezittingen twee keer zo groot zijn als de kortlopende schulden. Eenvoudig gezegd: in dit voorbeeld heeft de praktijk twee keer zoveel geld in huis als nodig is om aan de kortlopende schulden (vaak de leveranciers) te voldoen.

Je kunt spreken van een gezonde liquiditeit als de ratio groter is dan 1. Je hebt dan immers voldoende geld om alle kortlopende schulden te betalen. Aan de andere kant is het ook niet heel ruim. Voor de veiligheid wordt daarom vaak een liquiditeit van 1,5 tot 2 aangeraden. Sommige praktijken hebben wel een liquiditeit van 5 of 8. Dit kan een indicatie zijn dat er wel heel veel geld op de bankrekening staat. Je kunt je dan afvragen of het niet tijd wordt om te investeren.

Samenvatting

Het Financieel Jaarverslag geeft de financiële prestatie over het afgelopen jaar weer. Het verslag bestaat uit: De Balans (de balans tussen de bezittingen en de schulden), de winst- en verliesrekening (overzicht van de omzet de kosten) en het kasstroomoverzicht (een samenvatting van alle bankafschriften).

In voorbereiding op het gesprek kun je voor jezelf proberen de onderstaande vragen te beantwoorden. Lukt dat niet dan kun je het mooi met de accountant bespreken, want je betaalt hem waarschijnlijk meer dan genoeg

  • Heeft de praktijk winst of verlies gemaakt? Is dit anders dan het voorgaande jaar en kun jij dat verschil verklaren?
  • Welke inkomsten zijn anders dan gedacht en wellicht ook anders dan begroot? Heb je een verklaring?
  • Welke kosten vallen op? Welke kosten zijn hoger dan je dacht?
    • Tip: kijk eens naar kostenposten als: verzekeringen, abonnementen, et cetera. Je kunt hier makkelijk op besparen. Hiermee verlaag je makkelijk je kosten en verhoog je dus je winst!
  • Wat is het debiteurensaldo? Verwacht je dat alle debiteuren (mensen die de praktijk geld schuldig zijn) binnen een redelijke termijn gaan betalen?
  • Hoe hoog is het crediteurensaldo? Verwacht je dat je voldoende geld hebt om iedereen te betalen, of verwacht je betalingsproblemen?
  • Wat is de mutatie van het Eigen Vermogen? Heeft de praktijk winst of verlies gemaakt?
  • Hoe hoog is de nettowinst marge? Is deze anders dan het vorige jaar?
  • Hoe hoog is de liquiditeit? Verwacht je hier een risico?

Boekhouden of Financieel Management?

De onderwerpen die die ik in deze blog heb beschreven vallen voor een groot deel onder de noemer boekhouden. “Wat hoort waar te staan?”, “wat zijn de precieze regels voor afschrijvingen?”, et cetera. Dit zijn vragen die je accountant of boekhouder prima kan beantwoorden. Als praktijkeigenaar is het handig om er wat van te weten, maar het is niet het belangrijkst.

“Je bent Fysiotherapeut en geen boekhouder, maar zorg dat je snapt wat de boekhouder doet”

Het is wel belangrijk dat je de cijfers kan interpreteren en kan koppelen aan de verschillende keuzen die in de praktijk zijn gemaakt. Het is van belang dat je een vertaling van de strategische keuzen naar het financieel jaarverslag kan maken. Wat zijn de financiële consequenties van investering? Wat is doet een specifieke uitgave met de liquiditeit? Wat zijn de risico’s en zijn die risico’s reëel? Op deze manier ben je in staat om te voorspellen hoe bijvoorbeeld de winst- en verliesrekening er van volgende jaar uit gaat zien en ben je dus veel meer bezig met Financieel Management dan met boekhouden.

Wil je meer weten over de cursus Financieel Management? Klik dan hier.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *